Kỹ năng phản hồi hiệu quả trong công việc

Phản hồi là việc không dễ dàng, cần hiểu đúng, có đủ kỹ năng. Vậy kỹ năng phản hồi là gì? Phản hồi trong giao tiếp là tích cực hay tiêu cực? Những ý nghĩa của kỹ năng phản hồi mang lại? Những kỹ năng phản hồi hiệu quả? Bài viết dưới đây, CTS Việt Nam sẽ giới thiệu chi tiết về kỹ năng phản hồi trong công việc.

Kỹ năng phản hồi trong công việc

Phản hồi là gì?

Phản hồi là quá trình trao đổi thông tin hoặc ý kiến giữa các bên để cung cấp đánh giá, ý kiến hoặc phản ứng về một vấn đề hoặc sự kiện nào đó. Phản hồi có thể được thực hiện trong nhiều hình thức khác nhau, bao gồm viết, nói, hành động hay thông qua các phương tiện truyền thông. Mục đích của phản hồi là tạo điều kiện cho một dạng trao đổi thông tin mở và xây dựng giữa các bên liên quan.

Kỹ năng phản hồi là gì?

Kỹ năng phản hồi là khả năng tương tác và đáp ứng một cách hiệu quả với người khác trong quá trình trao đổi thông tin hoặc ý kiến. Đòi hỏi khả năng phân tích và nắm được thông tin rõ ràng, cùng khả năng tương tác một cách hiệu quả và lịch sự. Kỹ năng phản hồi hiệu quả khi chúng ta có thể điều chỉnh phản ứng, cảm xúc của mình tùy vào nhu cầu và ngữ cảnh của người khác để duy trì việc giao tiếp tôn trọng nhau.

Kỹ năng phản hồi thông tin trong giao tiếp không chỉ quan trọng trong giao tiếp cá nhân, mà còn trong công việc, quan hệ gia đình và trong nhiều tình huống xã hội khác. Nó giúp xây dựng quan hệ mạnh Dg, giải quyết xung đột một cách hiệu quả, thể hiện sự tôn trọng đối với người khác.

>> Xem thêm: Tổng hợp 20+ kỹ năng quản trị nhân sự hiệu quả cho nhà quản trị.

Kỹ năng phản hồi

Ví dụ về kỹ năng phản hồi trong giao tiếp

Ví dụ đầu tiên về môi trường giao tiếp trong trường học.

Bạn A: "Tôi đang lo lắng về buổi thuyết trình của mình ngày mai. Tôi không biết liệu mình có làm tốt hay không."

Bạn B (phản hồi đáp lại): "Tôi hiểu cảm giác lo lắng của bạn, nhưng hãy tin vào khả năng của mình. Bạn đã chuẩn bị kỹ càng và đã có kiến thức đầy đủ để thành công. Tôi tin rằng buổi thuyết trình của bạn sẽ rất xuất sắc."

Ví dụ về môi trường giao tiếp trong công việc.

Nhân viên A: "Tôi cảm thấy mệt mỏi với công việc hiện tại. Tôi không cảm thấy hài lòng và muốn thử một điều gì đó mới."

Nhân viên B (phản hồi khuyến khích): "Rất tốt! Đôi khi, một thay đổi là cần thiết để chúng ta phát triển. Nếu bạn cảm thấy không hài lòng, hãy tìm hiểu những cơ hội mới hoặc thử những ngành nghề khác. Đừng ngại thay đổi và theo đuổi niềm đam mê của mình."

>> Xem thêm: Tầm quan trọng và cách rèn luyện kỹ năng lắng nghe.

Phản hồi tích cực và tiêu cực

Phản hồi tích cực hay tiêu cực đều có tác động đến việc rèn kỹ năng của chúng ta:

Phản hồi tích cực và tiêu cực

Phản hồi tích cực: Phản hồi tích cực là khi chúng ta đưa ra sự đánh giá, khích lệ hoặc hoan nghênh tích cực về thông tin, ý kiến hoặc hành vi của người khác. Điều này thường làm tăng động lực, tự tin và sự tự nhận thức tích cực cho người nhận phản hồi. Các ví dụ về phản hồi tích cực có thể bao gồm: "Bạn đã làm rất tốt!", "Tôi rất hài lòng với công việc bạn đã hoàn thành" hoặc "Ý kiến của bạn rất có giá trị và đóng góp xây dựng cho cuộc thảo luận."

Phản hồi tiêu cực: Mặt khác, khi chúng ta đưa ra sự đánh giá, chỉ trích hoặc phê phán về thông tin, ý kiến hoặc hành vi của người khác. Điều này có thể làm giảm sự tự tin, gây căng thẳng và ảnh hưởng đến mối quan hệ giao tiếp. Phản hồi tiêu cực có thể được sử dụng một cách xây dựng và mang tính xác đáng khi nó được trình bày một cách lịch sự và mang tính xây dựng. Ví dụ: "Tôi nhận thấy có một số điểm cần cải thiện trong công việc bạn đã làm" hoặc "Tôi không đồng ý với ý kiến của bạn, nhưng tôi hoan nghênh sự tranh luận”. Tuy nhiên, luôn luôn nhớ rằng phản hồi tiêu cực cần phải được trình bày một cách lịch sự và mang tính xây dựng để không gây tổn thương hoặc gây hiểu lầm đối tác giao tiếp.

Ý nghĩa của việc phản hồi trong công việc

Phản hồi trong công việc có ý nghĩa quan trọng từ nhiều khía cạnh khác nhau như:

Ý nghĩa của việc phản hồi

Giao tiếp hiệu quả: Từ việc lắng nghe, trả lời và đặt câu hỏi, kỹ năng phản hồi thông tin trong giao tiếp tạo ra một môi trường giao tiếp tốt hơn. Nó giúp xây dựng sự tin tưởng, cải thiện quan hệ và tăng cường khả năng truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng.
Hiểu rõ hơn: Kỹ năng phản hồi cho phép bạn hiểu rõ hơn những ý kiến, suy nghĩ và cảm xúc của người khác. Điều này giúp cải thiện sự đồng cảm và tăng khả năng thấu hiểu.
Xây dựng quan hệ: Một phản hồi tốt giúp xây dựng quan hệ tốt hơn với người khác. Nó thể hiện sự quan tâm, tôn trọng và sẵn lòng lắng nghe. Nhờ đó, kỹ năng phản hồi đóng góp vào việc xây dựng mối quan hệ chặt chẽ và đáng tin cậy.
Giải quyết xung đột: Phản hồi có tỉnh táo và xây dựng giúp giải quyết các xung đột hoặc tranh cãi một cách hiệu quả. Kỹ năng này cho phép bạn biểu đạt quan điểm một cách rõ ràng, nhưng cũng giúp tránh việc gây sự căng thẳng hoặc mất lòng tin của người khác.
Phát triển bản thân: Kỹ năng phản hồi khôn ngoan giúp bạn phát triển kỹ năng giao tiếp, lắng nghe và tư duy linh hoạt. Nó làm cho bạn trở thành một người lãnh đạo tốt hơn, cải thiện khả năng làm việc nhóm và phân tích tình huống một cách chủ động.
Tạo sự liên kết: Bằng cách phản hồi một cách chân thành và tôn trọng, bạn có thể tạo ra sự liên kết với người khác. Điều này có thể ảnh hưởng đến mức độ hỗ trợ, sự đồng lòng và sự hợp tác trong các mối quan hệ cá nhân và chuyên nghiệp.

Những kỹ năng phản hồi cần rèn luyện để giao tiếp hiệu quả

Lắng nghe: Kỹ năng lắng nghe tốt là quan trọng nhất trong việc phản hồi. Hãy chắc chắn rằng bạn thật sự nghe và hiểu ý kiến, suy nghĩ và cảm xúc của người khác trước khi đưa ra bất kỳ phản hồi nào. Đặt sự tập trung vào người đang nói, không gián đoạn và tránh đánh giá hoặc phê phán qua vội vàng.
Tự tin trong việc diễn đạt ý kiến: Kỹ năng này liên quan đến việc biểu đạt ý kiến của bạn một cách rõ ràng và tự tin. Sử dụng ngôn từ chính xác và khéo léo để truyền đạt suy nghĩ, ý kiến hoặc phản hồi của bạn một cách hiệu quả.
Phản ánh lại: Kỹ năng này liên quan đến việc tóm tắt và tái hiện lại những gì người khác đã nói. Bằng cách phản ánh lại, bạn cho thấy rằng bạn đã lắng nghe và hiểu thông điệp của người khác. Điều này giúp xác nhận rằng bạn quan tâm và tôn trọng suy nghĩ và cảm xúc của họ.

Kỹ năng phản hồi cần rèn luyện để giao tiếp hiệu quả

Phản hồi tích cực: Sử dụng phản hồi tích cực để khích lệ, hoan nghênh và đánh giá cao sự cống hiến, thành công hoặc ý kiến của người khác. Kỹ năng này giúp tạo ra một môi trường giao tiếp tích cực và động viên người khác tiếp tục đóng góp và phát triển.
Phản hồi xây dựng: Hãy sử dụng phản hồi xây dựng để chỉ ra những điểm mạnh và điểm cần cải thiện trong công việc hoặc hành vi của người khác. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng phản hồi của bạn mang tính xây dựng và được trình bày một cách lịch sự và tôn trọng người nhận.
Đồng cảm: Kỹ năng đồng cảm giúp bạn hiểu và chia sẻ cảm xúc của người khác. Thể hiện sự quan tâm và thông cảm đối với tình huống, suy nghĩ và cảm xúc của người khác.
Linh hoạt: Trong mỗi tình huống giao tiếp, hãy linh hoạt trong việc thay đổi phong cách và cách tiếp cận phản hồi của bạn để phù hợp với người khác và tình huống cụ thể.
Kiểm soát cảm xúc: Hãy kiểm soát cảm xúc của mình trong quá trình phản hồi. Điều này giúp bạn giữ được sự khách quan và tránh các phản hồi dựa trên cảm xúc mạnh.

Bài viết này cho ta thấy được kỹ năng phản hồi là yếu tố quan trọng trong giao tiếp hiệu quả. Để trở thành người giao tiếp hiệu quả thì các kỹ năng phản hồi này cần được thực hành và phát triển theo thời gian. Bằng cách áp dụng chúng trong giao tiếp hàng ngày, chúng ta có thể tạo ra một môi trường giao tiếp tích cực và xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ, đáng tin cậy và có ý nghĩa.