Hệ thống quản lý nhân sự là gì? Vai trò và ứng dụng thực tiễn

Ngày nay, các doanh nghiệp có xu hướng ứng dụng công nghệ vào hoạt động quản trị tổ chức, điển hình như hệ thống quản lý nhân sự. Hệ thống này là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân viên hiệu quả và giúp cho công việc của nhân viên HR trở nên đơn giản hơn. Tuy nhiên, hiện nay có quá nhiều phần mềm quản lý nhân sự, gây khó khăn cho các doanh nghiệp trong việc lựa chọn phần mềm nào tốt nhất. Trong bài viết này, Zilcode sẽ phân tích khái niệm hệ thống quản lý nhân sự là gì và giới thiệu những phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay.

Thế nào là Hệ thống quản lý nhân sự?

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) là một hệ thống cần thiết để quản lý hiệu quả nguồn nhân lực, quy trình kinh doanh và dữ liệu. Điều này thường bao gồm quản lý dữ liệu nhân viên như bảng lương, quản lý phúc lợi, theo dõi chấm công và chấm công, tuyển dụng, giới thiệu, quản lý hiệu suất, v.v. 

Hệ thống quản lý nhân sự sẽ giúp bộ phận HR triển khai nhiệm vụ nhanh hơn và chính xác hơn 

HRMS hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình quản lý dữ liệu nhân viên, cho phép các chuyên gia nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược và nâng cao hiệu quả tổng thể trong tổ chức. Ngoài ra, HRMS thường bao gồm chức năng tự phục vụ cho nhân viên, cho phép họ truy cập và quản lý thông tin cá nhân, lợi ích và các nhiệm vụ khác liên quan đến nhân sự.

Vai trò của hệ thống quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

Hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) đóng một vai trò quan trọng trong các tổ chức bằng cách tự động hóa các chức năng nhân sự khác nhau. Dưới đây là một số vai trò chính của HRMS trong một tổ chức doanh nghiệp:

• Quản lý dữ liệu nhân viên: HRMS lưu trữ và quản lý tất cả thông tin nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, lợi ích, đánh giá hiệu suất và hồ sơ chấm công trong cơ sở dữ liệu tập trung.

• Tuyển dụng và giới thiệu: HRMS tạo điều kiện thuận lợi cho toàn bộ quá trình tuyển dụng, từ đăng tuyển dụng và sàng lọc ứng viên cho đến giới thiệu nhân viên mới, đảm bảo quá trình chuyển đổi liền mạch cho những người mới được tuyển dụng.

• Quản lý hiệu suất: Hệ thống quản lý nhân sự hỗ trợ theo dõi và quản lý hiệu suất của nhân viên thông qua việc thiết lập mục tiêu, đánh giá hiệu suất và quản lý phản hồi.

Hệ thống quản lý nhân sự giúp thúc đẩy quá trình sắp xếp và phân công nhiệm vụ

• Theo dõi thời gian và chấm công: HRMS tự động hóa việc theo dõi và chấm công, đơn giản hóa các quy trình cho cả nhân viên và nhân viên nhân sự, đồng thời đảm bảo tính toán bảng lương chính xác.

• Quản lý tiền lương và phúc lợi: Hệ thống quản lý nhân sự giúp quản lý bảng lương, kê khai thuế và quản lý phúc lợi, đảm bảo tuân thủ đúng quy định và trả lương chính xác cho người lao động. Bên cạnh đó, HRMS hỗ trợ đảm bảo tuân thủ pháp luật với các quy định lao động, đồng thời tạo báo cáo về các số liệu và phân tích nhân sự khác nhau.

• Nhân viên tự phục vụ: HRMS thường cung cấp chức năng tự phục vụ, cho phép nhân viên truy cập và cập nhật thông tin cá nhân của họ, yêu cầu thời gian nghỉ, quản lý phúc lợi, v.v., giảm gánh nặng hành chính cho nhân sự.

Nhìn chung, hệ thống quản lý nhân sự đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả nhân sự, cải thiện trải nghiệm của nhân viên, đảm bảo tuân thủ và đóng góp vào thành công chung của tổ chức.

Những yếu tố chính trong việc xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tối ưu và hiệu quả

Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự tối ưu và hiệu quả đòi hỏi phải xem xét cẩn thận một số yếu tố chính như sau:

• Thiết kế lấy người dùng làm trung tâm: Ưu tiên trải nghiệm người dùng bằng cách phát triển giao diện trực quan, dễ điều hướng và đảm bảo tương tác suôn sẻ cho các chuyên gia nhân sự và nhân viên.

• Khả năng tùy chỉnh và mở rộng: Phần mềm phải linh hoạt và có thể mở rộng để đáp ứng nhu cầu riêng của các tổ chức khác nhau, cho phép tùy chỉnh để phù hợp với các quy trình nhân sự cụ thể và các yêu cầu kinh doanh ngày càng phát triển.

• Bảo mật và tuân thủ dữ liệu: Triển khai các biện pháp bảo mật dữ liệu mạnh mẽ để bảo vệ thông tin nhạy cảm của nhân viên và đảm bảo tuân thủ các quy định về quyền riêng tư dữ liệu như GDPR hoặc CCPA.

Ưu tiên bảo mật thông tin cá nhân của mỗi nhân viên trong quá trình xây dựng phần mềm quản lý nhân sự

• Khả năng tích hợp: Đảm bảo tích hợp liền mạch với các hệ thống nhân sự hiện có, chẳng hạn như bảng lương, theo dõi thời gian và quản lý phúc lợi, để tối ưu hóa luồng dữ liệu và giảm thiểu việc nhập dữ liệu thủ công.

• Tự động hóa và hiệu quả quy trình làm việc: Kết hợp tự động hóa cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, quản lý quy trình làm việc và thông báo để hợp lý hóa các quy trình nhân sự và giảm thiểu gánh nặng hành chính.

• Truy cập di động và tự phục vụ: Kích hoạt khả năng truy cập di động và khả năng tự phục vụ để nhân viên truy cập thông tin nhân sự, gửi yêu cầu và quản lý dữ liệu của riêng họ, từ đó giảm khối lượng công việc hành chính cho nhân viên nhân sự.

Bằng cách ưu tiên các yếu tố này, các tổ chức có thể xây dựng phần mềm quản lý nguồn nhân lực không chỉ đáp ứng nhu cầu trước mắt mà còn mang lại giá trị và hiệu quả lâu dài.

Một số hệ thống quản lý nhân sự phổ biến hiện nay

Một số hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) phổ biến được sử dụng hiện nay bao gồm:

Zoho People 

Zoho People là hệ thống quản lý nguồn nhân sự phổ biến được phát triển bởi Zoho Corporation. Zoho People được thiết kế để hợp lý hóa các quy trình nhân sự và cho phép các tổ chức quản lý hiệu quả nguồn nhân lực của họ.

Zoho People được biết đến với khả năng thích ứng với nhu cầu nhân sự đa dạng của các doanh nghiệp trên nhiều lĩnh vực

Cloud HR

Hệ thống quản lý nhân sự Cloud HR cho phép các tổ chức truy cập và quản lý quy trình nhân sự, dữ liệu nhân viên và các dịch vụ liên quan thông qua các ứng dụng dựa trên web được lưu trữ trên các máy chủ từ xa.

Cloud HR cung cấp các tính năng linh hoạt giúp tiết kiệm chi phí quản lý nguồn nhân lực cho doanh nghiệp

iHCM 

iHCM cung cấp giải pháp HRMS với các tính năng tính lương, quản lý nghỉ phép, nhân viên tự phục vụ và được các tổ chức doanh nghiệp lớn sử dụng để vận hành nhân sự hiệu quả.

iHCM giúp hỗ trợ xây dựng mục tiêu chiến lược cho doanh nghiệp thông qua hệ thống báo cáo đồ thị trực quan

Amis 

Amis cung cấp các giải pháp quản lý chấm công, theo dõi nghỉ phép và tự phục vụ của nhân viên và nó phổ biến đối với các doanh nghiệp đang tìm kiếm phần mềm nhân sự thân thiện với người dùng.

Amis có khả năng hoạt động trên mọi thiết bị và hệ điều hành như iOS, Android…

DigiiHR 

DigiiHR cung cấp các tính năng HRMS tập trung vào theo dõi chấm công và chấm công, lập kế hoạch cho lực lượng lao động và quản lý nghỉ phép, cung cấp các giải pháp thiết thực cho các công ty vừa và nhỏ.

DigiiHR có khả năng tích hợp với các hệ thống khác của doanh nghiệp giúp tối ưu hóa quy trình quản lý

Đây chỉ là một vài ví dụ về nền tảng HRMS được sử dụng phổ biến hiện nay. Mỗi nền tảng cung cấp nhiều tính năng khác nhau để hỗ trợ nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp trong việc quản lý nguồn nhân lực một cách hiệu quả.

Và đó là những thông tin cơ bản Zilcode chia sẻ cho bạn về các yếu tố xây dựng hệ thống quản lý nhân sự cho doanh nghiệp và giới thiệu các loại hệ thống quản lý nhân sự phổ biến hiện nay. Chúng tôi hy vọng rằng bài viết này đã giải đáp phần nào những thắc mắc của bạn về lựa chọn hệ thống quản lý nhân sự phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Đừng quên truy cập Zilcode.com để biết thêm nhiều thông tin hữu ích khác cho doanh nghiệp của mình nhé!