[Hướng dẫn] Cách xây dựng phần mềm quản lý nhân sự

Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ số, phần mềm quản lý nhân sự dần trở thành một công cụ thiết yếu trong mọi hoạt động công ty. Do đó nhiều công ty chọn đầu tư xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho riêng mình nhằm tối ưu hóa và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự. Tuy nhiên, trên thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ quy trình xây dựng, phát triển và triển khai phần mềm. Vậy một quy trình xây dựng phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả bao gồm những bước gì? Hãy cùng Zilcode tìm hiểu trong bài viết sau!

Giới thiệu về phần mềm quản trị nhân sự

Phần mềm quản trị nhân sự (HRMS) là một giải pháp kỹ thuật số được thiết kế để hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình và quy trình công việc liên quan đến quản lý nguồn nhân lực. Nó thường bao gồm các tính năng để quản lý dữ liệu nhân viên, bảng lương, phúc lợi nhân viên, tuyển dụng, quản lý hiệu suất, đào tạo và các chức năng khác liên quan đến nhân sự.

Phần mềm quản trị nhân sự là công cụ không thể thiếu của các doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực

Những chức năng cơ bản trong phần mềm quản lý nhân sự

Các phần mềm HRMS có thể khác nhau về độ phức tạp và tính năng, nhưng các chức năng phổ biến bao gồm:

• Quản lý thông tin nhân viên: Một kho lưu trữ trung tâm để lưu trữ và quản lý thông tin nhân viên, bao gồm chi tiết liên hệ, lịch sử việc làm, đánh giá hiệu suất, v.v.

• Quản lý tiền lương và phúc lợi: Tự động hóa quá trình xử lý bảng lương, tính thuế, quản lý phúc lợi và quản lý tiền gửi trực tiếp.

• Quản lý hiệu suất: Hệ thống thiết lập và theo dõi mục tiêu của nhân viên, tiến hành đánh giá hiệu suất và quản lý các kế hoạch cải thiện hiệu suất.

Các phần mềm quản lý nhân sự giúp giảm tải công việc của các nhà quản trị

• Theo dõi thời gian và chấm công: Công cụ giám sát giờ làm việc của nhân viên, quản lý yêu cầu nghỉ phép và theo dõi chấm công.

• Tuyển dụng và theo dõi ứng viên: Công cụ quản lý quy trình tuyển dụng, bao gồm tạo tin tuyển dụng, nhận đơn ứng tuyển, lên lịch phỏng vấn và theo dõi tiến độ của ứng viên.

• Đào tạo và phát triển: Các tính năng quản lý chương trình đào tạo nhân viên, theo dõi quá trình hoàn thành đào tạo và xác định các khoảng trống kỹ năng.

Nhìn chung, phần mềm HRM nhằm mục đích nâng cao hiệu quả nhân sự, cải thiện độ chính xác của dữ liệu, hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược và cuối cùng là đóng góp vào năng suất và thành công chung của một tổ chức.

Cách phát triển và xây dựng phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả

Cách xây dựng phần mềm quản lý nhân sự bao gồm một số bước chính để đảm bảo sự phát triển của một hệ thống mạnh mẽ và hiệu quả. Quá trình phát triển được hiểu cơ bản như sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu và yêu cầu 

Bắt đầu bằng việc thu thập và phân tích các yêu cầu của bộ phận nhân sự và các bên liên quan khác trong tổ chức. Điều này liên quan đến việc xác định các điểm yếu, các tính năng mong muốn, nhu cầu tuân thủ và bất kỳ khía cạnh đặc biệt nào trong quy trình nhân sự của tổ chức.

Bước 2: Thiết kế và Quy hoạch

Tạo kế hoạch chi tiết cho phần mềm, bao gồm cấu trúc, giao diện người dùng, cơ sở dữ liệu và tích hợp với các hệ thống khác. Xem xét các khía cạnh như khả năng mở rộng, bảo mật và trải nghiệm người dùng trong thiết kế.

Bước 3: Phát triển

Sử dụng các ngôn ngữ và công cụ lập trình phù hợp để phát triển phần mềm, lưu ý các yêu cầu đã xác định và thiết kế tổng thể. Giai đoạn này liên quan đến việc tạo chức năng back-end, cấu trúc cơ sở dữ liệu và giao diện front-end.

Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự bằng cách mã hóa và lập trình dữ liệu thành nền tảng công nghệ tự động

Bước 4: Kiểm tra

Thực hiện kiểm tra phần mềm một cách nghiêm ngặt để xác định và sửa chữa mọi lỗi, sai sót hoặc vấn đề về khả năng sử dụng. Điều này bao gồm kiểm tra chức năng, kiểm tra hiệu suất, kiểm tra bảo mật và kiểm tra sự chấp nhận của người dùng.

Bước 5: Tích hợp

Tích hợp phần mềm HRM với các hệ thống liên quan khác trong tổ chức như hệ thống tính lương, kế toán hoặc ERP. Điều này đảm bảo luồng dữ liệu và chức năng liền mạch giữa các bộ phận khác nhau.

Bước 6: Đào tạo và triển khai

Đào tạo nhân viên nhân sự về cách sử dụng phần mềm mới một cách hiệu quả. Triển khai phần mềm trên toàn tổ chức, đảm bảo cấu hình phù hợp và kiểm soát quyền truy cập của người dùng.

Bước 7: Bảo trì và hỗ trợ

Triển khai hệ thống bảo trì, cập nhật và hỗ trợ liên tục để giải quyết mọi vấn đề phát sinh sau khi triển khai. Điều này có thể liên quan đến việc phát hành các bản vá, thêm tính năng mới và giải quyết phản hồi của người dùng.

Phần mềm quản lý nhân sự phải luôn được cải tiến, hiệu chỉnh và bảo trì để đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng của tổ chức

Trong suốt quá trình, điều quan trọng là phải có sự tham gia của các chuyên gia nhân sự, chuyên gia CNTT và người dùng cuối vào việc ra quyết định và thử nghiệm để đảm bảo rằng phần mềm HRM phù hợp với nhu cầu của tổ chức và cung cấp trải nghiệm thân thiện với người dùng. Ngoài ra, việc tuân thủ luật bảo mật dữ liệu và các phương pháp hay nhất về bảo mật phải là ưu tiên hàng đầu ở mọi giai đoạn phát triển.

Các tiêu chí và điều kiện để ứng dụng và xây dựng phần mềm quản lý nhân sự thành công

Việc ứng dụng và xây dựng phần mềm quản lý nhân sự thành công đòi hỏi phải đạt một số tiêu chí và điều kiện quan trọng như sau:

Hiểu nhu cầu của người dùng

Một trong những yếu tố quan trọng nhất để xây dựng phần mềm HRM thành công là hiểu biết sâu sắc về nhu cầu, điểm yếu và quy trình làm việc của nhân viên nhân sự và những người dùng khác trong tổ chức. Điều này liên quan đến việc tiến hành thu thập yêu cầu kỹ lưỡng và phỏng vấn các bên liên quan để đảm bảo rằng phần mềm sẽ giải quyết các thách thức trong thế giới thực một cách hiệu quả.

Khả năng mở rộng và tính linh hoạt

Phần mềm phải được thiết kế có tính đến khả năng mở rộng, có khả năng đáp ứng sự phát triển và yêu cầu ngày càng tăng về nhân sự của tổ chức. Ngoài ra, tính linh hoạt về mặt cấu hình và tùy chỉnh là rất quan trọng để giúp phần mềm thích ứng với các quy trình tổ chức độc đáo.

Tuân thủ và bảo mật

Việc tuân thủ các quy định về quyền riêng tư dữ liệu, luật lao động và các quy định liên quan khác là không thể thương lượng. Các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của nhân viên khỏi bị truy cập hoặc vi phạm trái phép cũng là điều bắt buộc.

Đảm bảo bảo mật thông tin trong suốt quá trình ứng dụng hệ thống nhân sự trong doanh nghiệp

Khả năng sử dụng và trải nghiệm người dùng

Phần mềm phải trực quan và dễ sử dụng, có giao diện người dùng hỗ trợ điều hướng và hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả. Trải nghiệm người dùng đóng một vai trò quan trọng trong việc áp dụng của người dùng và hiệu quả của hệ thống.

Độ chính xác và báo cáo của dữ liệu

Hệ thống phải đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của dữ liệu nhân sự, cũng như cung cấp khả năng báo cáo mạnh mẽ để hỗ trợ các yêu cầu tuân thủ và ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Hiệu suất và độ tin cậy

Phần mềm phải được thiết kế để hoạt động tốt trong các tình huống sử dụng và tải dự kiến, với thời gian ngừng hoạt động hoặc các vấn đề về hiệu suất ở mức tối thiểu.

Cân nhắc chi phí

Việc áp dụng phần mềm HRM phải tính đến tổng chi phí sở hữu, bao gồm chi phí phát triển, triển khai, bảo trì và hỗ trợ ban đầu.

Bằng cách xem xét cẩn thận các tiêu chí này, các tổ chức có thể tăng khả năng ứng dụng và xây dựng phần mềm quản lý nhân sự thành công đáp ứng nhu cầu của bộ phận nhân sự và tổ chức.

Và đó là những thông tin cơ bản Zilcode chia sẻ cho bạn về cách phát triển và xây dựng phần mềm quản lý nhân sự thành công. Chúng tôi hy vọng rằng bài viết này đã giải đáp những thắc mắc của bạn về phần mềm quản trị nhân sự. Đừng quên truy cập Zilcode.com để biết thêm nhiều thông tin hữu ích khác cho doanh nghiệp của mình nhé!